(1)通用账务处理系统一般允许输入一借一贷、一借多贷。一贷多借,甚至多借多贷的记账凭证,对一张凭证中的笔数没有限制。但用户在使用时仍应按会计制度的规定,一张记账凭证记录一笔完整的会计业务,不应将不同的业务记录在一张凭证上。
(2)对于设有辅助核算的会计科目输入时,系统将在相应位置开设窗口,提示输入相应内容。例如,设有数量核算的,系统将要求输入数量和单价;需要进行外币核算的,将要求输入对应外币金额和汇率;设为银行类别的,将要求输入结算类别和结算单据号。这些内容应按要求输入。
(3)凭证输入完毕,系统自动将进入系统时注册的操作人员的姓名填入有关签章位置。该项内容不需输入。
(4)通用会计软件,除了设有自动转账功能外,一般还设有定义凭证格式功能。设置定义凭证格式功能是为处理那些有规律性的会计业务。在一个会计期间内(一般为一个月),经常会出现会计业务性质相同只是日期和金额不同的情况。例如,会计软件开发公司销售通用会计软件,每套软件5000元。此类业务的收款凭证除日期和所收支票的结算号以外,其他凭证要素的基本内容相同。
为了减少记账凭证输入的工作量,加快凭证输入的速度,可以事先在这类凭证中设置摘要和借贷方会计科目等会计要素,并将其以文件形式保存在系统中。一般称这种特殊的凭证为自动定义格式凭证。当需要输入这类业务的记账凭证时,可以按系统提示调出相应的格式,输入该笔业务的日期和金额,即可完成一张凭证的录入工作。自动定义格式凭证与自动转账的功能相似但使用场合不同。